Liferay Social Office-在业务中使用开源企业协作软件

2021年2月23日21:27:48 发表评论 17 次浏览

我们即将测试Liferay社会办公室在格罗宁根的莫霍区。

这款开源软件几乎可以满足我所寻找的所有参数, 并且我相信它将简化内部任务分配, 协作并在公司中建立更多的"团队精神"。

但是, 实现此类新软件的最大障碍是说服人们使用它。需要一些基本的培训来使人们习惯使用它, 如果人们对软件不满意, 他们根本就不会使用它。应该给员工以激励的方式做出贡献, 并且奖励可以是财务上的或心理上的。

将企业文化从竞争优势转变为合作精神是一项艰巨的任务, 但这里的员工还年轻, 而且比像我这样的X世代更容易适应-并且所使用的软件(内部构建或来自外部销售商)是否构建良好直观, 智能的体系结构, 学习曲线不应那么陡峭。

我对需求的原始提要:

新的协作工作/沟通/任务处理产品应允许管理人员(在某些情况下为员工):

1. ...将可跟踪的任务分配给个人和/或员工组, 并确定紧急情况。通过电子邮件和Gizmo包括管理和员工警报(请参阅#3)。这个想法是为了让管理层更好地计划他们的任务和职责, 员工以及项目的任务和职责, 最重要的是跟踪进度。管理层需要查看团队的工作以及他们需要做的事情, 讨论他们正在做的事情, 并且通常要牢牢掌握正在发生的事情和需要继续做的事情。我认为, 仅当前的电子邮件系统并不是管理公司中项目和任务的很好的工具。特别是在当前的预期和预期增长的情况下。

2. ...创建Wiki(使用"所见即所得"和"版本控制", "修订"), 以开始建立公司信息数据库-有关公司细节的文档。根据我的经验, 当管理层和员工花时间写下来并更好地定义其角色和职责时, 它们会立即提高绩效。公司Wiki还为新进员工和管理人员建立了出色的知识数据库-通过为新人提供完成工作和了解他人工作所需的数据, 使他们更易于将新人集成到公司中。

3. ...与其他管理人员, 员工以及可能的客户和供应商即时通信-使用免费的Gizmo(类似于Skype的工具, 具有即时消息, 双向短信, 群聊, 语音信箱, 通话记录, 聊天记录, 文件传输。视频呼叫, 电话会议), 用于基于文本和音频的实时讨论和交互。使用电子邮件作为通信的核心工具的问题是-由于不确定是否, 何时以及如何阅读和解释电子邮件, 因此往往会导致自上而下的延迟时间。可跟踪, 可记录的实时通信可即时解决问题。使用Gizmo而不是Skype的原因是为了阻止和减少通过更常见的Skype进行的员工社交交流。

4.在公司内部安装集体智慧的精神-由许多人的协作和竞争产生的共享或集体智慧。这可以通过提供通过主题讨论共享新闻, 研究, 事件信息的功能来完成。例如, 样本线程可能位于新艺术家或音乐会的撰稿人的数据和图像源上。

软件应该/应该在基于知识的商业环境中对任务和文档进行协作管理, 以便员工可以交流, 评估, 确定优先次序并研究其工作负荷, 并且:

1.具有简单的基于浏览器的工作流管理-通过拖放调制的用户主页为每位员工提供所有生产力和信息工具, 并集成了内置的新闻管理系统, 其中"公司新闻"可以在所有主页上发布。

2.能够通过仪表板和小部件框架添加或删除应用程序功能以满足要求

3.拥有即时消息, 实时协作工具, 例如Gizmo

4.具有任务分配工具, 可以在完成任务, 项目和职责时安排, 跟踪和绘制图表, 包括基于问题/票务的工作日志, 每周计划以及基于每天/每周/每月的计时器记录。

5.包含与任务工具, CRM和David Infocenter集成的电子日历, 以创建可视的共享和个人议程, 并通过电子邮件和Gizmo警报自动通知和提醒小组成员任务

6.可能具有桌面共享, 用于培训新员工和会议。

7.能够创建新的基于权限的Wiki(使用WYSIWYG编辑器可轻松进行内容创作), 可在几分钟内创建内容并快速轻松地进行更新。所有相关的编辑器和列表都应具有相应的"可打印版本", 也可以是PDF格式。

8.包括用于员工和管理人员的传出RSS, 以便跟踪任务, 文档等。 ("订阅此提要"按钮)

9.具有集成的文件管理功能;在项目/任务入口点的图形, 文档等, 作为项目/任务附件。通过版本控制, 支持文件锁定, 创作和分类。

10.具有用户/工作人员报告-最活跃, 内容创建等, 以及导出报告功能

11.具有从广泛的Wiki编辑模式到粒度用户和页面级别访问的权限系统, 并且能够为用户组创建自定义访问权限, 以及控制部分或页面级别上不同组的访问。全文搜索, 按节或小节搜索, 使用附加关键字标记页面以改进搜索和显示的功能, 以及根据分配了访问级别的用户控制搜索结果的能力。员工将仅查看他们有权查看的部分和页面。

13.具有对项目, 过程, 产品, 思想, 最佳实践的线程讨论支持-以后可以添加到Wiki中

14.具有通过主题讨论共享新闻, 研究, 产品信息的能力

15.考虑使用表决系统为讨论做贡献。

Liferay Social Office-在业务中使用开源企业协作软件1

Liferay功能。

我们充分利用社交网络和内容管理的优势, 并将其打包为一个简洁的解决方案。无论你是在同一个房间还是在不同的半球, Liferay社交办公室都可以彻底改变你的工作方式, 而无需强迫你进行更改。

在桌面上工作

Liferay Social Office使你可以在桌面上工作。它具有与Microsoft Office集成的功能, 这意味着当你从本地驱动器更新文件和文档时, 它们可以自动在线上传到你的Social Office。

Liferay Social Office利用公共可用的Sharepoint协议来允许用户直接在Liferay Social Office和Microsoft Office之间打开, 保存, 版本控制, 锁定和共享文档。这开辟了将桌面工作流程与基于Web的协作和文档存储相集成的新方法。例如, 从事新产品活动的营销团队可以将Powerpoint, 小册子, 副本和图形存储在Social Office工作区的文档库中, 并使用集成的IM, Wiki和论坛集思广益。

文件库

Liferay Social Office充当基于Web的共享驱动器。不必担心同一文档的多个副本和重复的工作, 而使用我们安全的文档库来集中和组织所有文件。内置省时功能, 包括多个文件上传和熟悉的桌面文件夹。你甚至可以在上传时更改文件格式(即, 从.doc到.pdf)。

团队日历

使用带有任务列表的基于社区的日历来创建, 管理和搜索组事件。可以在不同部门之间共享事件, 并且可以设置事件提醒, 以通过电子邮件, IM或SMS提醒用户即将发生的事件。

维基

除文档共享外, Social Office还提供功能齐全的Wiki, 以促进公共信息的捕获和收集。团队成员可以轻松启动新的Wiki条目, 以建立团队的个人在线百科全书。

网志

直接传达信息并促进围绕博客的对话。 Liferay的Blog提供了现代博客工具的最佳功能, 并允许你通过电子邮件的动态RSS feed或"最近的博客"显示来跟上每个人的想法和活动。

留言板

留言板是促进部门或项目团队中围绕共享想法进行协作的对话, 或捕获和共享工作组的默认知识的理想解决方案。

Liferay的留言板工具在功能集方面可与独立产品相媲美, 它具有RSS警报, 基于电子邮件的订阅和回复以及活动跟踪功能。 Liferay的留言板受到我们精细的授权系统的保护, 该授权系统为管理员和用户授予不同级别的控制权。

网站

站点是可以在Social Office中创建的单独的安全区域, 可用于组织中的各个部门或团队。每个站点都有自己的一组协作工具(Wiki, 留言板, 博客), 共享日历和共享文档库。

创建站点很简单, 无需刷新页面即可完成!根据需要创建任意数量的空间。

电子邮件

无需在Liferay和你首选的电子邮件客户端之间切换, 只需直接通过Social Office发送和检查电子邮件即可。

可以将基于AJAX的完整Webmail客户端配置为与许多流行的IMAP电子邮件服务器接口。

即时消息

内置的即时消息使你可以访问所有已登录的队友。当你浏览Social Office时, 聊天框位于屏幕底部, 对话在防火墙后仍保持安全。

活动追踪

看看每个人都在做什么。活动跟踪会保留个人和团队活动的标签, 并在每个"特定工具"的各种"最近活动"查看器中显示此信息, 针对带有特定关键字标记的所有项目以及在Facebook样式的活动墙上。

跟踪适用于Wiki条目, 博客, 留言板和文档库中的近期活动!

公告和警报

将消息广播到不同的用户组, 无论它们是简单的通知还是类似"新闻通讯"的目的。

每个人都可以控制他们如何接收警报:通过基于门户的Web警报, SMS, 电子邮件或门户管理员配置的任何其他传递机制。

一盏木

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